Buenas prácticas en el la recepción y el envío de Correo Electrónico

By 18 marzo, 2011 mayo 5th, 2017 Knowledgebase

A continuación del post anterior, exponemos aquí las buenas prácticas tanto a la hora de enviar un correo electrónico como al recibirlo.

Buenas prácticas en la recepción de correo

1. No acepte documentos ni archivos adjuntos provenientes de desconocidos o que tengan un origen poco fiable. Debe prestar atención a correos electrónicos con datos adjuntos susceptibles de contener virus.

2. Algunos mensajes pueden aparecer como provenientes de otra persona distinta del autor. Aplique su sentido común antes de asumir que un mensaje es válido.

3. El spam o correo basura son los mensajes no deseados que hacen referencia a publicidad, pudiendo además contener virus. Estos mensajes deben eliminarse sin ser leídos para evitar el aumento de la cantidad de dicho correo basura en el buzón así como la posibilidad de intrusión de virus en el sistema.

4. No abra o ejecute directamente los documentos o ficheros adjuntos. Es mucho más seguro extraerlos previamente a un directorio del ordenador y analizarlos con un buen antivirus.

5. No confíe en regalos y promociones de fácil obtención. En ocasiones la infección de su equipo se puede producir al visitar una página Web facilitada en un correo aparentemente inofensivo.

6. Desconfíe de los correos de supuestas entidades bancarias que le solicitan introducir o modificar sus claves de acceso. No es la forma de proceder de las entidades legítimas y probablemente se trate de un intento de fraude. Ante cualquier duda póngase en contacto con su entidad.

7. Es recomendable desactivar la función de “vista previa” en clientes de correo para evitar la intrusión de virus.

Buenas prácticas en el envío de correo

1. Incluya un “Asunto” en el mensaje. Indique en dicho campo una breve frase descriptiva del mismo. Esto facilita la lectura, clasificación y posterior recuperación al destinatario y constituye una norma de cortesía.

2. Utilice las mayúsculas y minúsculas correctamente. No se debe escribir todo el texto del mensaje en mayúsculas, ya que implica GRITAR. En la medida de lo posible, limite el uso de letras mayúsculas en el texto del correo. Si desea enfatizar un término, puede usar comillas, negrita, otros colores, etc. Si estima que la letra es muy pequeña, puede agrandar la letra hasta un tamaño que resulte más conveniente, pero no extravagante. El uso de mayúsculas en Internet sugiere emociones fuertes. Tenga esto en cuenta.

3. No utilice estilos con fondos de mensaje ya que aumentan el tamaño del mismo y pueden provocar problemas de recepción en el destinatario (filtrado por el sistema antivirus-antispam).

4. Debe tener cuidado con el tamaño de los mensajes. Incluir documentos de gran tamaño, imágenes o programas puede hacer su mensaje tan pesado que tenga problemas de recepción, así como un consumo de recursos innecesarios al receptor del mensaje. Cuando envíe un adjunto se debe indicar en el mensaje cuál es su contenido y su propósito para evitar que el destinatario sospeche que se trata de un virus. Asimismo es recomendable comprimirlos siempre que sea posible.

5. Las aplicaciones Internet hay que conocerlas y usar cada una para la finalidad con la que fueron diseñadas. El correo electrónico debe ser usado con tamaños de mensajes moderados pues para tamaños grandes es más útil usar otros medios (cuentas FTP, por ejemplo). El correo electrónico no es el mecanismo adecuado ni eficiente para transferir ficheros.

6. Las firmas automáticas deben ser lo más esquemáticas posible, tratando de evitar imágenes o información innecesaria.

7. No facilite datos personales o financieros a personas desconocidas.

8. No se debe responder al correo no solicitado (spam). Responder al correo comercial no solicitado es una forma de aumentar la cantidad de correo basura ya que indica al remitente que la cuenta es leída.

9. No debe enviar publicidad, a no ser que el receptor esté de acuerdo en recibirla.

10. Debe evitarse el participar en el reenvío de correo no solicitado (cadenas de mensajes, rumores, publicidad, etc.) o hoax. Las casas comerciales y centros de alerta legítimos tienen como norma redirigir a servidores Web donde dan información de
forma fiable y detallan las acciones a tomar.

11. Se debe respetar la privacidad de los mensajes y el destinatario. No reenvíe mensajes destinados a usted sin el permiso del remitente, sobre todo aquellos con contenido conflictivo o confidencial.

12. No debe abusarse de funcionalidades como el “aviso de lectura”, su eficacia es escasa cuando lo utilizamos de manera indiscriminada o continuada, llegando a molestar al remitente. Se debe activar sólo en los casos en los que realmente sea necesario.

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